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www.463com档案数字化建设项目招标文件

作者:审核:责编:来源:发布时间:2011-11-28浏览次数:6012

www.463com档案数字化建设项目招标文件
 
一、项目概况
本次档案数字化建设项目,是档案馆党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备、照片等永久和长期保存并进行计算机管理的档案资料。
二、项目招标内容及要求
项目详细内容及要求见附件1:“www.463com档案数字化建设内容及要求”。
三、投标人必须具备的资质条件
1、投标人必须是在工商机关注册的独立法人,经营范围具有档案资料数字化加工处理的相关内容注册资金100万元(含100万元)以上;
2、具有档案资料数字化加工处理所必须的设施和技术力量;
3、具有地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的经验和业绩;
4、具有省级及其以上政府主管部门或档案行政部门颁发的档案管理软件相关涉密资质或测评证书;
5、近三年无诉讼案件,经营状况良好。
四、报名须提供的资质材料
    1、投标人的营业执照副本复印件,并加盖投标人公章;
2、税务登记证副本复印件,并加盖投标人公章;
3、投标人的法人授权委托书原件,被委托人的身份证原件、复印件,原件经核对后即退回;
    4、投标人2008年以来承接的地、市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的单份合同金额在10万元以上的合同原件两份。投标文件中须提供合同复印件,合同原件可带在身上备查。
五、投标报价
    1、所有投标均以人民币报价。
2、投标人必须响应招标文件的要求,报每页扫描的单价,暂按100万页的扫描量计算总报价,增加或减少扫描页数最终按实结算。网络版档案管理软件、档案信息发布系统软件、学生档案管理软件要求免费赠送,并作为投标的必备条件,否则投标书无效。
3、报价应为完成招标项目范围内的档案数字化建设直至项目通过验收所需的全部费用。包括在履行合同的过程中产生的食宿费、交通费等各种费,招标人不提供食宿。
4、投标人提供的优惠条件须在投标文件中作书面说明和承诺。
5、报价必须由授权代表签字并加盖投标人公章。                                                             
六、工期要求
       招标范围内的各项内容要求自合同签订之日起120工作日内完成任务(不含节假日)。
七、付款方式
中标人(以下简称乙方)在合同签订后5个工作日内给招标人(以下简称甲方)安装网络版档案管理软件和档案信息发布系统软件,并保证扫描所需的电脑、扫描仪等设备全部到位后,甲方支付给乙方合同总金额的20%;完成50万页的扫描任务支付合同总金额的30%;完成全部工作再付30%,通过甲方验收合格后15个工作日内支付实际总金额的15%,余款(不计息)作为保证金,从验收合格之日起系统使用1年后没有故障全部付清。
八、招标文件的澄清
投标人对本文件如有疑问,应不得迟于投标截止日前3天书面通知招标人,招标人将及时在我院校园网上公开发布答疑内容。投标人未提出质疑,则被视为投标人已完全认可招标文件的全部内容。
九、投标文件应包含的内容
1、投标函(格式见附件3)。
2、投标报价一览表(应报出包括每页扫描单价,并按100万页扫描工作量的总报价)。
3、公司简介、项目实施方案、公司技术装备情况、拟派现场工作人员名单、身份证复印件、负责人姓名等,项目实施过程中如要调换人员,必须征得招标人同意方可调换。
4、满足招标文件的有关内容(含档案数字化建设的具体内容及免费赠送的相关管理软件)。
5、项目质量承诺书及后续服务内容。
6、投标人资质证明文件复印件,并加盖投标人公章。投标人应将以下材料的复印件装订在投标文件中:
A、营业执照副本复印件并加盖投标人公章。
B、税务登记证副本复印件并加盖投标人公章。
C、法定代表人授权委托书原件(格式见附件4)
D、投标代理人身份证复印件,投标时须带身份证原件核对,经核对无误后即退回
中标的投标人在签订合同时需携带原件核对,原件经核对无误后即退回。
7、投标人2008年以来承接的地市级国家档案馆、高校以及大型企业档案数字化加工的合同复印件两份,原件须带到开标、评标现场,供招标人评标时核对。
8、投标人承诺在履行合同的过程中产生的费用不要求招标人另外结算,不要求招标人提供食宿。9、投标人认为必须提供的其他材料。
十、投标文件的格式、密封及其他事项
1、投标人应准备投标文件5份(1份正本和4份副本),投标文件应密封在文件袋中,并在封口处加盖骑缝公章。若正本和副本不符,以正本为准。
2、投标文件需用A4纸打印,如在任何行间插字、涂改和增删,必须由投标授权代表签字或盖章后才有效。
3、投标文件出现下列情况,作无效投标文件处理:
  A.投标文件逾期送达;
B.投标文件未按上述要求密封、盖章;
十一、时间与地点
1、投标时间:2011年12月5日14:30时前。
2、投标地点:盐城市开发区希望大道,www.463com新校区行政办公楼504室,物资招标办公室。
3、开标时间:2011年12月5日14:30。
4、开标地点:www.463com新校区行政办公楼5楼开标室。
十二、评标与定标
1、本项目采用综合评分法(评分办法见附件5),由招标人组织评标小组进行评标。
 2、评标小组按照评分办法,对各投标人的投标进行综合评分,并按得分高低分别给投标人的得分排名,得分最高者排名第一,次高者排名第二,依此类推。
3、招标人按投标人得分排名先后确定中标人,得分最高排名第一者为第一中标候选人。如排名在前的投标人放弃中标,招标人将按投标人得分排名顺序依次递补。
4、对未中标的投标人,招标方不予解释未中标原因。
5、在评标期间,评标小组有权要求投标人对其投标文件进行书面澄清、说明,投标人应派授权代表按评标小组通知的时间、地点接受询标。
十三、废标
投标人必须具备的资质条件、报名须提供的资质材料、工期及付款方式响应、承诺免费增送的软件等必须满足招标文件要求,如有一项不能满足,则为废标。
十四、中标通知书、签订合同
经评标确定的中标人,招标人将通过校园网公示3天,公示期满若无异议,即向中标人发出中标通知书。
中标人收到中标通知书后,应在2日内与招标人签订合同,过期视为放弃中标。
十五、投标费用
1、拟参加投标供货的单位须交纳5000元投标保证金,投标人中标后,中标人的投标保证金转为履约保证金;中标人应在2日内到招标人国有资产管理处签订合同。如中标人不及时与招标人签订合同,中标人递交的5000元履约保证金不予返还,同时,招标人将视为中标人放弃中标资格。非中标人的投标保证金在评标结束后即退回。
2、递交投标文件的时间、地点:拟参加投标供货的单位请自带200元投标费用(此费用不退)以及密封完整并加盖投标人单位公章的投标文件(含资质材料)于2011年12月5日14:30前送至我院物资招标办公室。
3、联系地址:盐城市经济开发区希望大道,www.463com新长校区。
    业 务 咨 询:0515―88233016 卞老师、88258016  刘老师、王老师、周老师
招标程序咨询:0515-88233070刘老师
 
十六、附件
附件1:www.463com档案数字化建设内容及要求
附件2:投标函    
附件3  法定代表人授权委托书
附件4:评分办法
附件1
www.463com档案数字化建设内容及要求
 
一、项目名称
www.463com档案数字化建设(一期)。
二、项目内容及要求
    (一)馆藏档案数字化建设内容
1、馆藏档案数字化建设内容及工作量(以实际扫描的数量为准,以下为目前估量)
   (1)党群、行政、教学、科研、基建、出版、外事、设备等类别有档案扫描6900卷、26000件,约100万页,其中工程图纸3686张(每张按1页计算报价),报纸236张(每张按1页计算报价)
   (2)照片6寸及其以上的扫描(含著录)1000多张,5寸及其以下的扫描(含著录)7000多张,每张按1页计算报价。
(3)实物扫描(含著录)720件,每件按1页计算报价。
2、网络版档案管理软件一套(必须免费提供)
3、档案信息发布系统软件一套(必须免费提供)
4、学生档案管理软件一套(必须免费提供)
5、案卷目录、卷内文件目录数据录入6900卷(必须免费提供)
6、数据挂接(必须免费提供)
7、扫描数据刻录光盘(必须免费提供)
8、目前我院档案馆使用的是南大之星管理软件,如非南大之星管理软件的中标单位,需保证招标人南大之星的档案数据全部准确无误地导入到中标的档案管理软件中(必须免费提供)
(二)加工规范要求
1、数字化加工的图像扫描、分类、检索的要求均需符合下列国际标准、国家标准和行业标准:
(1)扫描的影像标准必须参照国际标准化组织2005年12月颁布的国际标准《ISO19005-1 文件管理-电子文件长期保存格式 第一部分PDF的使用(PDF/A-1) 》的要求,同时必须达到档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)的要求;
(2)档案著录分类时需符合档案行业标准《档案著录规则》(DA/T18-1999)的要求。
(3)电子档案管理要求必须遵循国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)的要求。
(4)照片档案数字化后的分类检索要求必须符合国家标准《照片档案管理规则》的要求,其他各门类档案的分类和索引也必须遵循相应档案行业管理标准,如音像档案、会计档案、基建档案。
(5)文书档案分类管理应遵循档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)的要求。
2、数字化加工过程需按照严格的质量控制规范进行,档案整理、档案扫描、图像处理、著录过程、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等都需有严格的操作规范和质量标准。
3、纸质档案一般采用黑白二值图像扫描,但其中有彩色的页面如红色文头、印章、圆珠笔字迹、铅笔字迹、油印字迹,以及彩色照片、实物档案等必须采用彩色扫描;档案清晰度较差、带有图片的档案材料或黑白照片,可采用灰度扫描。
4、提供两套数据,一套TIFF格式;一套双层PDF格式。
5、扫描的照片、原始图片,保存时应以无压缩的最高品质保存。
6、奖惩、职称、职务等方面的档案以及学生的招生录取名册、学籍毕业资格审查表等均要著录到每个人名。早期的案卷中涉及到人名的,须录入具体人名目录并扫描。对部分手稿无法进行OCR识别的须重新录入、打印后再扫描。
7、所有扫描档案均要能实现题名检索、年度检索、类别检索、责任者检索、文种检索、保管期限检索、文号检索、模糊检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能。
8、光盘刻录。
(三)相关软件要求
1、网络版档案管理软件必须是该软件的最新产品,同时具备档案收集、整理、检索、统计(含利用统计、收集数量统计等各种统计)、编研等功能,其性能指标为:
(1)软件具备与OA系统无缝衔接的接口功能,要求系统提供基于XML的数据交换接口,支持与第三方软件的应用集成。特别是能够对各归档单位现有数据库内的电子文件资源能够实现良好的数据捕捉和元数据提取。
(2)系统提供档案的查(借)阅、统计、编研、销毁、保管、数据录入、数据管理、报表输出、检索查询等完整的档案业务功能,实现的高效、自动管理。其中报表设置、打印、维护方面,系统提供报表设计功能,并需内置符合国家档案标准和用户要求的规范报表模板,报表可以灵活调整打印的行数、字型及大小、打印内容、分页打印控制规则等。实现各种目录、卷皮以及档案统计年报填报的自动生成。可打印出各种标准的报表。要求系统提供案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表及全引目录等完全符合国家档案局要求的常用报表模板。系统可通过设置各种打印条件,输出满足用户要求的各种报表。支持用户对报表修改,或自定义新报表。要求系统支持档案检索结果的输出打印(能涵盖档案著录规则中的必选项)。
(3)软件必须将数据采集、录入、查询、基于内容的全文检索等所需功能全部涵盖,用户通过登录查询系统,能够利用模糊检索、分类检索、综合检索、全文检索、跨库检索快速查找到所需的信息资源进行浏览,在权限控制的范围内浏览目录、浏览电子文件内容、打印、下载电子文件等功能。满足检索条件的检索结果响应速度在3秒以内。
(4)数据录入满足项目、案卷、卷内目录、全文的自动关联;指定记录追加携带;档号、主题词等著录信息等自动生成;自动查重;批量修改(批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据)、批量删除。
(5)在立卷归档过程中,用户可以按年度、保管期限、机构、类别、问题等角度进行归类生成归档信息临时库,经调整后立卷归档,档案的绝大部分信息都已自动生成,包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。
(6)数据分级管理:根据档案的门类设置若干子模块如党群、行政、教学、科研、财会、基建、音像档案、实物档案、资料等。不同门类的档案数据库中下设文件级与案卷级、全文(含原文格式)数据库。
(7)档案工作基本情况统计自动化涵盖三个方面:一是对档案工作基本情况制作国家档案统计年报;二是对档案全宗情况进行分类统计、汇总、分析;三是档案归档数据、档案利用数据进行统计、智能比较和分析。
(8)电子文件归档要求系统支持音频、视频、影像等主流多媒体格式文件采集、上传、压缩、解压、管理、流媒体格式转换、在线利用、文件导出等功能。完成电子文档的目录同步、自动归档等功能。具有灵活通用的数据导入导出接口,完成数据的导入导出和数据移交功能,并能自动转换成符合归档要求的通用文档格式及安全文档格式。
(9)档案利用要求系统提供档案编研、光盘制作、WEB查询功能,配合数据库检索、内容检索、流媒体技术,以方便档案利用的程度及效率。利用高效、智能、实时的全文检索,保证100%查全率和高查准率。并可对档案数据操作进行授权。具有远程检索档案原文权限只能查看电子档案的PDF格式,仅档案馆人员可查看保留的电子档案原格式。对电子档案原文进行授权,限制用户查看、打印、下载、阅读时限、拷屏等操作权限。
(10)编研整理结合全文检索、OCR技术,从文件、档案库、借阅、查阅信息、网页日志中选取数据,自动形成专题目录库,并把目录对应的电子文件自动组合成word或excel等格式的文档,由用户编辑后形成完整的专题库,如大事记、组织沿革、统计数据汇编、制度汇编等。并可将专题库合编研成果发布。
(11)数据检索应实现模糊检索、分类检索(系统可以通过用户定义的档案分类查询,自动将该类下的所有信息检索出来)、组合检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能。系统可进行查、借阅登记和打印输出。满足检索条件的检索结果响应速度在4秒以内。其中全文检索的要求可实现对关系型数据库、Html、Text、Office等来源的信息进行搜寻;支持「英文万用字符(*、?)查询」;搜寻条件具有完整的布尔逻辑运算AND、OR、NOT能力,支持复合式布尔逻辑运算查询,可以提供同一种查询条件之重复使用率,提高系统资源的效益。
(12)软件必须具有灵活的基于角色的权限赋予机制,包括等级赋权、申请赋权、即使赋权等,并确保这些措施能够有效保证系统内所管理档案的安全性。
(13)软件必须采用目前比较先进的技术保证对所管理的电子档案的真实性和完整性,如数字水印技术等。
(14)软件必须具备对多格式数据的容载能力,能够将归档部门的多种数据格式转化为统一主流数据格式进行浏览,如PDF格式等。
(15)软件必须具备完善的数据挖掘工具,以便于档案编研工作的开展。同时具有优良的档案开放平台,并确保这个平台与建设的档案馆门户网站能够有机融合。
(16)软件应该是基于目前比较通用的软件开发工具的,支持跨平台,独立于硬件平台和操作系统;支持分布式事务功能;支持Web服务;支持XML技术;数据库系统要求支持MS SQLServer或Oracle;应用服务器中间件应支持IBM WebShpere Application Server、Weblogic、Tomcat等主流产品。
(17)文件扫描 OCR识别:用户在任意客户端浏览扫描文件时,只要有在线识别的权限,就可以选中需要识别的区域,系统会自动将识别的内容生成一个文本文件,供用户再利用。OCR需要能识别表格的、手写体的。识别速度达到300字/秒、印刷体识别正确率的指标值:能达到99%以上,表格80%以上 ,并提供自动校对功能。数字化文件自动转换成可用于网络发布的PDF格式,同时保留扫描原格式.要能把扫描的文件或者从OA读进来的Word文件,一份多页的文件,自动合成一份PDF文件。即使转换成PDF文件(或双层PDF文件,即一层是图像文件,一层是OCR识别文本文件),也要保留扫描文件的原格式TIFF或Word等,作为原始格式存储备查。转换成PDF文件的速度要快,最多1分钟转换完1件。系统还应提供随机校对的功能。
(18)软件提供的数据转换功能可支持多种数据库,同时也为用户提供了一个通用的转换接口,可以在不同数据库之间进行数据转换;要求数字化后数据文件自动转换成可用于网络发布的PDF格式,同时保留扫描原格式,仅供档案管理人员查看。
(19)建立集综合信息维护、发布及查询利用为一体的档案网页。通过OA中单点登陆或通过浏览器登陆档案主页。主页应能实现对档案信息发布、文件浏览历史记录、专题发布的管理,同时实现作为对档案进行查询以及借阅申请等功能。网页具备的基本内容有查询登录、业务咨询、服务指南、规章制度、工作动态、业务学习、后台维护和友好链接等。
2、档案信息发布系统软件,具有信息导航功能,包括案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、全文检索等导航系统。
(1)信息发布系统与档案管理系统相结合,为用户提供从信息收集整理到信息发布利用一整套解决方案。信息发布系统拥有完善的权限设置体系,可以实现单用户授权和部门授权IP地址以及地址段授权,严格细致的权限控制机制使得该系统即可以适用于除档案部门的档案信息发布也可以适用于档案部门以外的各个行业。
(2)信息发布系统可以灵活控制目录、全文、图像、录音录像档案的浏览、下载等权限,保证系统中电子文件的安全。用户可根据需求设置系统查询项目、查询界面、输出界面自由定义。信息发布系统中查询模块、信息发布模块提供代码引用功能,用户可将提取的代码引用在其他网页中或者在发布系统中按照需求自由嵌入以实现不同的功能。系统新闻发布中图片可以自由调整显示的位置大小等。
(3)软件所配备的门户网站必须具有流媒体服务能力,实现对音频、视频等流媒体档案的流程管理和网络在线利用。集成成熟的流媒体组件,解决多媒体档案的在线浏览和数据导出,具有良好的稳定性和高效性。
3、学生档案管理软件,具有信息查询、数据上传等功能。
(1)查询功能:登录学生档案管理系统,输入学号或姓名都可以查询档案转递日期、发往地、转递方式以及机要号。
(2)上传功能:毕业生档案转递信息可以通过WORD或EXCEL直接上传,要求导入功能简便。
(3)后台管理:管理员可进入后台管理系统更正或补充毕业生档案转递信息。
(四)标的技术要求
1、档案整理
(1)规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等不正确的字段应进行修改补录。
(2)对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)、装订线要先拆除,拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件,乙方应请示甲方再决定是否拆除。
(3)破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复,然后再进行扫描。
2、档案扫描
(1)认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单,在数字化的过程中必须形成没个环节对应的操作流程记录,最终需移交给甲方保存。
(2)对每份文件的每页图像进行优化处理,扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、纠偏、修补、去污点、去黑边等图像加工处理等工作,保证图像的清晰端正,满足屏幕阅读和打印需求。
(3)采取合理的扫描方式,选择合理的对比度及亮度等扫描参数进行选择,保证图像(字符、印章、指纹)清晰;大于A3幅面的各类纸质档案页面采用一次扫描。
(4)对横向排放的页面进行左右旋转处理,以符合阅读习惯。
(5)扫描过程中因操作原因或其他原因导致的纸张破损或断裂时,应尽可能按原缝隙粘贴好,再用平板扫描仪扫描。
(6)要求利用专业摄影设备,专业摄影人员,保证摄影效果质量优质,不能有反光,保证图像(字符、印章、指纹)清晰。
(7)每一卷纸质档案扫描处理完成后,必须安排相应的质检人员核对案卷内每份文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致,不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员说明并做好相应的记录。
(8)检查核对完成后将当天影像数据上传到服务器保存。
3、图像处理
(1)扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI,对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况,可根据档案资料的实际情况,适当的将分辨率提高到300DPI;图片为400DPI。
(2)图像画幅数要与扫描交接单上保持一致,准确无误。
(3)每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
(4)扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况,要进行如下图像处理:
①图像歪斜:采用自动或手动纠偏功能,调整图像角度。图像偏斜度不超过2度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
②图像脏点、脏斑:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边。
③字迹洇透:采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。
④图像深浅不一:采用平衡功能,调整图像深浅一致。
⑤大幅需拼接图像的因保证图像拼接处信息要完整,不能缺少信息。
4、著录
在著录过程,如发现卷内页码标著错误,整理著录人员应校核后经档案馆批准后进行重新编制页码再进行著录。在著录过程中因个别案卷整理质量而影响著录的,服务机构在档案馆授权下在著录前按档案馆要求对该部分档案案卷进行重新整理、编目、装订;对于著录过程中涉及个别案卷破损严重的,进行一定的修补和全文扫描。因对档案的重新整理编目而引起的与之相关的案卷目录信息有所调整,服务机构应进行修改、著录。每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系,实现档案目录数据与图像文件的对接。中标单位必需确保著录数据的准确性,以实现数据在档案管理系统中准确无误地运行。
5、数据挂接
扫描处理处理后的图像成品,按年度、机构、类别上传至档案管理专用服务器,进行图像与管理档案软件系统的挂接。
(1)挂接过程中应通过参看原文内容,看文件内容是否与数据所著录的内容一致,图像文件与目录数据对接要做到准确无误。
(2)确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确,扫描成果在档案管理系统中有效检索和显示。
6、数据校对
 以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录,并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的质量合格率要符合并达到国标验收标准才予以验收。
7、光盘刻录
 每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘。刻录光盘时应注意图像信息的完整,刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开,文件数是否准确,防止刻录失败。将TIFF格式和PDF格式的图象数据和目录数据刻录DVD光盘两套(具体要求见《中央档案馆档案数字化数据接收基本要求(暂行)》),并对光盘编目。光盘要求为名牌金盘,费用计入中标方总费用。
8、档案上架还原
 所有进行数字化扫描、图像加工处理和信息著录的档案资料需恢复原样上架并保持原来排列顺序,文件装订还原准确率需达到国家相关验收标准。
三、签订保密协议
乙方需与甲方签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议,不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据,确保档案信息的安全保密。若有违反,除依据《中华人民共和国档案法》追究其法律责任外,乙方必须返还全部扫描费用给甲方。
四、服务设备
本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材,都由乙方提供,甲方只负责提供场地、需数字化处理的档案资料、水电等能源设施。
五、项目验收
在乙方向甲方提交相关介质的数据之后,由甲方组织验收,验收标准为国家相关标准。一个全宗的档案数据抽检的比率不低于5%。
六、后续服务
1、中标单位对于加工的产品出现数字化图片的遗漏或与要求不符,要及时的检查纠正并补上,对于移交后的数字化图像,若出现遗漏,所提交的光盘必须重刻,内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放;加工方加工数字化图像,对于加工中所产生的错误或与要求不符,所产生的费用由加工方负责;加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2个工作日内到达现场,并及时的纠正和修改,修改后产品的提交期限不超过一周。
2、中标单位应针对系统使用提供相应的培训,并在投标书中列出详细的培训计划、教材、方式等。培训内容包括:中标单位所提供技术原理、系统操作使用方法、维护管理技术、并实际上机操作。通过培训,使招标单位相关人员可以独立操作、维护、管理,确保数据和系统能安全运行。
3、中标单位免费负责所供软件的现场安装、调测和开通。中标单位应向招标单位提交测试内容、方法和测试计划;测试计划和测试内容由中标单位拟定,经招标单位确认。在试运行期间,中标单位所提供的软件出现问题或故障时,应招标单位要求中标单位应指定有经验的技术人员在48小时内赶到现场,紧急情况应在24小时内赶到现场,进行免费更换和维修。安装调试由原厂家派技术人员执行,费用由中标单位支付,招标单位不支付与此相关的任何费用。
4、5年内(含5年)提供免费升级和完善档案管理软件功能及长期的售后服务。基本技术服务要求:中标单位要提供5年免费现场技术支持,软件5年免费升级,升级服务包括新版本介质提供,产品安装,系统升级咨询服务,常规服务,免费升级培训。同时包括5年免费对产品进行功能性修改、性能改进和数据及应用在新硬件平台的迁移服务。并承诺提供长期的售后服务。保修期内,中标单位应负责对所提供的软件进行维护并承担一切费用;对所有设备、软件保修服务方式均为提供现场保修,即由中标单位派人到用户设备使用现场维修。如果系统瘫痪,要求12小时内恢复。免费服务期内,要求中标单位提供免费升级、系统定期维护、上门排除故障、功能恢复、小功能模块的调整开发等多项内容。
 
 
 
附件2
       
 
www.463com招投标管理办公室:
我方已收到贵方提供的                                            招标文件,并已完全了解招标文件中所有条款及要求,经研究决定参加投标,同时作出如下承诺:
1、愿意接受招标文件的所有条款和条件。
2、愿按招标文件的要求承包项目及服务,投标单价为       元/页,按100万页
计算,总价为(小写)               元,(大写)                                                          元。
3、同意贵方有权决定中标者或拒绝所有的投标,并理解最低报价是中标的重要条件,但不是唯一的选择标准。
4、我方保证投标文件的所有内容都真实有效,如我方中标,将保证履行招标文件(含修改书)中的全部责任和义务。
 
所有与本次招标有关的函件由请按以下信息联系:
公司名称:                  
地    址:                       邮政编码:                         
电    话:                       传    真:                     
代表姓名:                       手    机:                                          
Email:                        
 
                 授权代表(签名):                           
                  
日期:                      
                                
             
                 投标人公章
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件3
法定代表人授权委托书
 
本授权委托书申明:
            (姓名)系                          (投标单位全称)的法定代表人,现授权委托             (姓名)为我公司投标代理人,以本公司的名义参加www.463com                                                                                                  
                                                    (项目名称)的投标活动。代理人在开标、评标、合同谈判过程中所签署的一切文书和处理与之有关的一切事务,我均予以承认!
代理人无转委权。  
特此委托。
               
法定代表人(签字或盖章):
 
投标代理人(签字): 
 
投标单位盖章:
                                                                             
                                   年   月   日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件4   www.463com档案数字化建设招标的评分办法
序号
评分方面
评审主要内容
得分
1
对需求的理解和满足程度:24
纸质档案一般采用黑白二值图像扫描,但其中有彩色的页面如红色文头、印章、圆珠笔字迹、铅笔字迹、油印字迹,以及彩色照片、实物档案等必须采用彩色扫描;档案清晰度较差、带有图片的档案材料或黑白照片,可采用灰度扫描。
1
提供两套数据,一套TIFF格式;一套双层PDF格式
3
奖惩、职称、职务等方面的档案以及学生的招生录取名册、学籍毕业资格审查表等均要著录到每个人名。早期的案卷中涉及到人名的,可录入人名目录并扫描
4
所有扫描档案均要能实现题名检索、年度检索、类别检索、责任者检索、文种检索、保管期限检索、文号检索、模糊检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能
4
免费提供网络版档案管理软件一套、档案信息发布系统软件一套、学生档案管理软件一套,免费录入案卷目录、卷内文件目录数据6900卷,免费提供所有扫描的数据挂接,免费刻录扫描数据光盘(含光盘),如非南大之星管理软件的中标单位,需保证招标单位南大之星的档案数据全部准确无误地导入到中标的档案管理软件中
8
建立档案网页,用户可以在此网页设置不同的栏目频道,并可实现对发布信息的维护更新;同时该网页更是档案信息的发布及查询平台,查询用户可以根据自身的权限检索、浏览档案信息,并可以提出利用申请及预约。
4
2
原型系统演示:20
软件接口:具备与OA系统无缝衔接的接口功能,要求系统提供基于XML的数据交换接口,支持与第三方软件的应用集成。特别是能够对各归档单位现有数据库内的电子文件资源能够实现良好的数据捕捉和元数据提取。
2
业务管理:系统提供档案的查(借)阅、统计、编研、销毁、保管、数据录入、数据管理、报表输出、检索查询等完整的档案业务功能,实现的高效、自动管理。其中报表设置、打印、维护方面,系统提供报表设计功能,并需内置符合国家档案标准和用户要求的规范报表模板,报表可以灵活调整打印的行数、字型及大小、打印内容、分页打印控制规则等。实现各种目录、卷皮以及档案统计年报填报的自动生成。可打印出各种标准的报表。要求系统提供案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表及全引目录等完全符合国家档案局要求的常用报表模板。系统可通过设置各种打印条件,输出满足用户要求的各种报表。支持用户对报表修改,或自定义新报表。要求系统支持档案检索结果的输出打印(能涵盖档案著录规则中的必选项)。
2
数据录入:满足项目、案卷、卷内目录、全文的自动关联;指定记录追加携带;档号、主题词等著录信息等自动生成;自动查重;批量修改(批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据)、批量删除。
1
文件扫描 OCR识别:用户在任意客户端浏览扫描文件时,只要有在线识别的权限,就可以选中需要识别的区域,系统会自动将识别的内容生成一个文本文件,供用户再利用。OCR需要能识别表格的、手写体的。识别速度达到300字/秒、印刷体识别正确率的指标值:能达到99%以上,表格80%以上 ,并提供自动校对功能。数字化文件自动转换成可用于网络发布的PDF格式,同时保留扫描原格式.要能把扫描的文件或者从OA读进来的Word文件,一份多页的文件,自动合成一份PDF文件。即使转换成PDF文件(或双层PDF文件,即一层是图像文件,一层是OCR识别文本文件),也要保留扫描文件的原格式TIFF或Word等,作为原始格式存储备查。转换成PDF文件的速度要快,最多1分钟转换完1件。系统还应提供随机校对的功能。
2
电子文件归档:要求系统支持音频、视频、影像等主流多媒体格式文件采集、上传、压缩、解压、管理、流媒体格式转换、在线利用、文件导出等功能。完成电子文档的目录同步、自动归档等功能。具有灵活通用的数据导入导出接口,完成数据的导入导出和数据移交功能,并能自动转换成符合归档要求的通用文档格式及安全文档格式。
2
整理编目:在立卷归档过程中,用户可以按年度、保管期限、机构、类别、问题等角度进行归类生成归档信息临时库,经调整后立卷归档,档案的绝大部分信息都已自动生成,包括档案所需的各个流水号、档号以及其它可以自动生成的信息。
1
数据分级管理:根据档案的门类设置若干子模块如党群、行政、教学、科研、财会、基建、音像档案、实物档案、资料等。不同门类的档案数据库中下设文件级与案卷级、全文(含原文格式)数据库。
1
数据统计:档案工作基本情况统计自动化涵盖三个方面,一是对档案工作基本情况制作国家档案统计年报;二是对档案全宗情况进行分类统计、汇总、分析;三是档案归档数据、档案利用数据进行统计、智能比较和分析。
2
档案利用:要求系统提供档案编研、光盘制作、WEB查询功能,配合数据库检索、内容检索、流媒体技术,以方便档案利用的程度及效率。利用高效、智能、实时的全文检索,保证100%查全率和高查准率。并可对档案数据操作进行授权。具有远程检索档案原文权限只能查看电子档案的PDF格式,仅档案馆人员可查看保留的电子档案原格式。对电子档案原文进行授权,限制用户查看、打印、下载、阅读时限、拷屏等操作权限。
2
编研整理:结合全文检索、OCR技术,从文件、档案库、借阅、查阅信息、网页日志中选取数据,自动形成专题目录库,并把目录对应的电子文件自动组合成word或excel等格式的文档,由用户编辑后形成完整的专题库,如大事记、组织沿革、统计数据汇编、制度汇编等。并可将专题库合编研成果发布。
2
数据检索:系统应实现模糊检索、分类检索(系统可以通过用户定义的档案分类查询,自动将该类下的所有信息检索出来)、组合检索、跨库检索、全文检索、字段条件检索等各类检索功能。系统可进行查、借阅登记和打印输出。满足检索条件的检索结果响应速度在4秒以内。其中全文检索的要求可实现对关系型数据库、Html、Text、Office等来源的信息进行搜寻;支持「英文万用字符(*、?)查询」;搜寻条件具有完整的布尔逻辑运算AND、OR、NOT能力,支持复合式布尔逻辑运算查询,可以提供同一种查询条件之重复使用率,提高系统资源的效益。
3
3
施工组织设计:2
实施计划可行,进度安排合理、能保障质量、机械设备投入合理、技术措施有保障
2
实施计划基本可行,进度安排基本合理、较能保障质量、机械设备投入较合理、技术措施一般
1
4
投标人的实力、资信和信誉:2
通过国家档案局档案软件优秀测评证书认证,有较多档案系统开发成功业绩(单份合同金额不低于15万元,提供合同原件两份),资信和信誉好。
2
有国家档案局档案软件测评证书认证及档案系统开发业绩(单份合同金额不低于10万提供合同原件两份),资信和信誉一般。
1
5
售后服务:2
10年内(含5年)提供免费升级和完善档案管理软件功能及长期的售后服务。
2
5年内(含5年)提供免费升级和完善档案管理软件功能及长期的售后服务。
1
6
投标报价:50
以各投标人投标价的算术平均值乘以0.95为评标价,评标价得基本分45分。投标价比评标价每增加1万元在基本分的基础上减1分,投标价比评标价每减少1万元在基本分的基础上加0.5分,最多加5分。
0~50
 
 
 
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